Cẩm nang nghề nghiệp

07
Chúng ta đã bao giờ mất hàng giờ đồng hồ để tìm kiếm lại hồ sơ của mình? Khi sếp muốn nhận được hồ sơ XYZ ngay, chúng ta có thể tự tin là bất kỳ hồ sơ nào ông ấy muốn, chúng ta có thể cung cấp trong vòng 5 phút? hoặc giả sử như một nhân viên có người nhà bị tai nạn xe, anh ta không đi làm được, cả phòng chúng ta nháo nhào tìm hồ sơ của nhân viên ấy theo yêu cầu của khách hàng? Trường hợp xấu như, một nhân viên nghỉ việc, anh ta chẳng làm đơn gì cả, bây giờ chúng ta không biết hồ sơ của anh ta thế nào… Nếu bị rơi vào các trường hợp như trên, có lẽ chúng ta đã chưa tổ chức được một hệ thống quản lý hồ sơ hiệu quả.

Quản lý hồ sơ giấy

Nên lập một danh mục tất cả các loại hồ sơ giấy và máy tính của mỗi nhân viên.
Danh mục hồ sơ của mỗi nhân viên và danh mục hồ sơ của chúng ta chính là hồ sơ toàn bộ phận của chúng ta đấy.
Khi nhân viên lập xong danh mục hồ sơ của họ, hãy kiểm tra lại danh mục hồ sơ của họ, và ký tên duyệt danh mục này.
Hãy tổ chức cứ mỗi tháng 1-2 lần, chúng ta yêu cầu nhân viên cập nhật hồ sơ vào danh mục.

Quản lý hồ sơ máy, CD…

Cách quản lý hồ sơ thông thường là lập theo các cấp folder khác nhau.
Nên có mục input để quản lý các thông tin đầu vào. Đây là phần chức đựng các thông tin nhưng chưa xử lý.
Có một thư mục thùng rác riêng (không phải là mục Recycle của máy tính) để lưu các thông tin cần xoá, chỉ xoá các thông tin này sau 3 tháng.
Hãy ra một quy định hướng dẫn cho tất cả nhân viên làm giống nhau: Input; Output; Quy định backup dữ liệu; Quy định sao lưu dữ liệu định kỳ; Quy định quét virus định kỳ; Quy định thời gian kiểm tra và quét dữ liệu, sao lưu lại dữ liệu định kỳ.
Một số lỗi thường gặp trong quản lý hồ sơ trên máy tính:
Không đặt chế độ autosave trong 1 phút (MS.Office).
Lưu hồ sơ trong ổ C (nên lưu ở ổ D, vì ổ C có thể bị mất do vô tình fomat (cài lại máy).
Lưu hồ sơ lung tung, không biết tìm hồ sơ ở đâu.

Phần mềm phục hồi hồ sơ:

Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu trên ổ cứng.
Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu bị hư trên đĩa CD.
Dùng phần mềm chuyên tìm lại mật khẩu bị mất.
Quyền truy cập thông tin, hồ sơ trên máy tính
Ai được quyền xem thông tin?
Ai được quyền chỉnh sửa, cập nhật thông tin?

Hãy tạo thêm một cột trong bảng thông tin với nội dung: nhưng người được quyền truy cập và/hoặc chỉnh sửa.
Đăng bài trong: Lưu trữ hồ sơ

Danh mục cẩm nang

Chấm công làm việc (0)
..Thời gian làm việc (4)
..Nghỉ chế độ (5)
..Làm ca/kíp (0)
..Làm thêm (1)
..Làm bù (0)
Tuyển dụng và đào tạo (22)
..Các quy định về tuyền dụng (0)
..Nguyên tắc khi tuyển dụng (3)
..Kỹ năng tuyển dụng (23)
..Lập kế hoạch đào tạo (0)
..Đánh giá kết quả đào tạo (0)
..Quản lý chương trình đào tạo (1)
Lương thưởng, phụ cấp (10)
..Tiền lương (30)
..Phụ cấp (7)
..Tiền thưởng (10)
..Phúc lợi và chế độ (3)
..Thanh toán và chi trả lương (7)
Hợp đồng lao động (14)
..Các loại hợp đồng lao động (6)
..Quy định về hợp đồng lao động (6)
..Thanh lý, gia hạn hợp đồng (5)
..Giải quyết tranh chấp (14)
Đánh giá nhân sự (1)
..Đánh giá kết quả lao động (4)
..Khen thưởng kỷ luật (2)
..Đánh giá lực lượng lao động (4)
Thuế thu nhập cá nhân (17)
..Quy định về thuế thu nhập cá nhân (9)
..Xử lý các trường hợp ngoại lệ (2)
..Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (2)
Thay đổi, điều chuyển nhân sự (0)
..Bổ nhiệm (0)
..Điều chuyển nhân sự (0)
..Miễn nhiệm (0)
..Chính sách quy hoạch nhân sự (15)
Chế độ cho người lao động (2)
..Bảo hiểm xã hội (10)
..Bảo hiểm y tế (5)
..Bảo hiểm thất nghiệp (2)
..Tai nạn, vệ sinh an toàn lao động (0)
Quản lý nhân sự (2)
..Thông tin về lao động (3)
..Theo dõi diễn biến lương (0)
..Quá trình làm việc (2)
..Quá trình học tập rèn luyện (3)
..Các thành tích (3)
..Lưu trữ hồ sơ (4)
..Quản lý nguồn nhân lực (18)
Tham khảo (0)
..Văn bản pháp luật (20)
..Đề tuyển dụng, câu hỏi phỏng vấn (4)
..Một số quy trình tham khảo (4)
..Các mẫu biểu tham khảo (18)